在取得工商管理部门和其它部门批准经营进出口业务以及取得营业执照之后，要在30日内办理出口企业退税登记。在得到”出口企业退税登记表”后，按登记表上的要求填写，并盖单位公章和有关人员印章后，连同出口产品经营权批准文件、工商登记证明等证明资料一起报送税务机关，税务机关接到你企业的正式申请后，审核无误并按规定的程序批准后，核发给你“出口退税登记表”。

外贸公司注册时办理出口退税应提交的材料主要有：

1、报关单。

2、商业发票。

3、进货发票（增殖税发票）。

4、银行的结汇水单或收汇通知书。

5、属于工厂直接出口或委托出口自制产品。

6、产品征税证明。

7、出口收汇已核销证明。

8、与出口退税有关的其他材料等。

外贸公司办理出口退税需满足的条件主要包括：

1、必须经营出口产品业务，这是企业申办出口退税登记最基本的条件。

2、 必须持有工商行政管理部门核发的营业执照。营业执照是企业法人营业执照的简称，是企业或组织是合法经营权的凭证。

3、必须是实行独立经济核算的企业单位，具有法人地位，有完整的会计工作体系，独立编制财务收支计划和资金平衡表，并在银行开设独立帐户，可以对外办理购销业务和货款结算。

凡不同时具备上述条件的企业单位，一般不予以办理出口企业退税登记。外贸公司注册流程和公司记账报税都比普通复杂，成本高，如果只为了方便接收外币，初期可以选择注册一家香港外贸公司。注册香港外贸公司可以省去一些不必要的麻烦。