如果你是刚刚创业, 或是中小企业老板, 不想花费太多金钱雇用一个会计师, 就需要学习这个系统, 自行管理自已的财务. 如果你不懂得会计, 这篇文章和这个程式一定可以帮助你, 使你在很短时间内, 为你自己公司完成资产负债表和损益表, 加深你对财务的认识. 就算你是一个普通的雇员, 这个系统也是非常值得学习, 你也可以为自己或家庭做一个简单资产负债表和损益表, 管理自己的财务, 你也可以阅读如何制作个人财务报表一篇文章.

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当你首次执行这个系统时, 第一个视窗是这个系统的主视窗, 显示出这系统的主要功能, 这篇文章会把每一个功详细解释, 所有你只要跟随着这里每一个步骤学习, 很快就学懂如何使用这系统.

第一步, 按 [科目表设定] 钮制.

这里设定你公司的所有会计帐户, 总共分为八个大科目:

(1) 资产: 公司所有的资产, 通常再分为固定资产和流动资产, 固定资产是一些较不容易转化为现金的资产, 例如办公室设备, 流动资产是一些一年内可以转化为现金的资产, 如银行户口或存货.

(2) 负债: 公司需要偿还的债项, 一年以上的债项叫长期负债, 其他都是流动负债.

(3) 股本: 公司所有的投资金额和损益.

这叁个科目就结合成资产负债表.

(4) 收入: 公司营业内的收入.

(5) 成本: 公司经营所需要的直接成本.

营业毛利 = 收入 - 成本

(6) 支出: 公司营业费用.

营业利益或损失 = 营业毛利 - 支出

(7) 其他收入: 营业外收入, 公司经营以外活动所赚的收入, 例如利息收入.

(8) 其他支出: 营业外支出

净损益 = 营业利益或损失 其他收入 - 其他支出

(4) 至 (8) 科目结合成损益表.

明白这八个科目, 使你更容易明白资产负债表和损益表. 没有任何记帐的时候, 你可以任意设定这些帐户, 但每个帐户的帐户编号必须由科目的数字开始, 例如资产帐户的编号必须是由 1 开始, 没有二个帐户编号是相同.

虽然这个系统没有限制你设定帐户的层数, 但建议你最好设定在四层以内, 数字也接着, 例如:
1000 资产 ---> 1100 固定资产 ---> 1110 办公设备 ---> 1111 办公室设备成本

你可以根据你公司的业务更改这些帐户和层数, 例如要在固定资产加入一个子帐户, 可以先用滑鼠选择固定资产, 然後按 [加入帐户] 钮制, 输入子帐户资料, 就可以在固定资产下加多一层子帐户.

当完成所有帐户後, 你可以按 [储存] 储存更改, 然後返回主视窗.

第二步就是输入一些日记帐, 记录你公司的所有交易. 在主目录按 [建立日记帐] 钮制, 开始你公司的第一个交易.

如果你是旧公司, 你可以拿你公司的资产负债表, 建立一个日记帐来设定公司各帐户的结馀.

例如你公司刚成立, 也为公司开设一个银行户口, 你第一个交易就是把所有股东的股资金额存放到这银行户口, 当你按[建立日记帐] 钮後, 一个视窗就会显示, 在视窗的上部份你可以看到八个科目, 你的银行户口是在资产的一页, 你可以用滑鼠连续按银行储蓄两下, 这个银行帐户就会自动加入日记帐里, 然後你输入形容, 按 [Enter] 键, 在借项栏里输入存款的金额, 按 [Enter] 键, 游标就会跳到下一个记帐, 这时你可以在股本页里, 用滑鼠连续按这在投资金额帐户两下, 在贷项栏输入相对的金额, 令总借项和总贷项金额相等, 就可以按 [储存] 钮制储存这个交易, 例如:

总帐编号: 1 备注: 首次投资

帐户编号 帐户名称 形容 借项 贷项
1221 银行储蓄 100,000
3210 投资金额 100,000

借项 (Debit) 和 贷项 (Credit) 是会计基本的知识, 如果把借项金额填写在资产, 成本或支出的科目会提高这些科目的值, 填写在负债, 股本或收入的科目会减少这些科目的值. 把贷项金额填写在这些科目会有相反的效果, 例如把贷项金额填写在负债会提高负债的值. 对每项交易, 你可以想一想这个交易会提高或减少填写科目的值, 然後填写在借项或贷项, 每项交易一定会有借货两项, 而且两项的总值一定要相等才可以储存.